EGCO343: Assignment 1 – An Expensive False Start

Written by Kanat Poolsawasd -
on August 12, 2025
  • A real-estate group in the federal government cosponsored a data warehouse with the IT department. A formal proposal was written by IT in which costs were estimated at $800,000, the project duration was estimated to be eight months, and the responsibility for funding was defined as the business unit’s. 
  • The IT department proceeded with the project before hearing whether the proposal was ever accepted. The project actually lasted two years because requirements gathering took nine months instead of one and a half, the planned user base grew from 200 to 2,500, and the approval process to buy technology for the project took a year.
  • Three weeks prior to technical delivery, the IT Director canceled the project. This failed Endeavor cost the organization $2.5 million.

QUESTIONS:

  1. Why did this system fail?
  2. Why would a company spend money and time on a project and then cancel it? 
  3. What could have been done to prevent this?

Each group answer all questions in this assignment post.

Deadline: 20 August 2025

Categories:

Assignments

Tags:

No Tag

8 Responses

  1. 1.
    -ไม่มีการวางแผนงาน
    -ขาดการพูดคุยกันระหว่าง IT และ real-estate group
    2.
    -ค่าใช้จ่ายที่ใช้กับโปรเจคมากเกินกว่าที่ประมาณการไว้มากแล้ว หากดำเนินโปรเจคต่อไปจะเสียค่าใช้จ่ายกับฐานผู้ใช้ที่มากขึ้นจึงไม่คุ้มที่จะดำเนินโปรเจคต่อไป
    3.
    -มีการวาง Time line งานที่ชัดเจน
    -วางแผนงบประมาณให้ชัดเจน
    -ให้มีการประสานงานพูดคุยงานให้ชัดเจน และคอยติดตามความก้าวหน้าอย่างต่อเนื่อง
    -พิจารณาสถานการณ์ของโปรเจคในปัจจุบันแล้วหารือทิศทางในการดำเนินงานต่อ

  2. 1. การจัดการโครงการไม่ดี ขาดการประสานงานระหว่างทีมพัฒนาและทีมเก็บRequirement ทำให้ขั้นตอนต่าง ๆ ใช้เวลานานกว่าที่วางแผนไว้มาก ส่งผลให้โครงการล่าช้าและมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ
    2. เพื่อหยุดไม่ให้โครงการบานปลายทั้งงบประมาณและการใช้ทรัพยากรบุคลากร ถึงแม้ใกล้จะส่งมอบงาน แต่ความคุ้มค่าที่จะได้กลับมาน้อยเมื่อเทียบกับต้นทุนที่เสียไป ถ้าโครงสร้างที่ทำอยู่มีปัญหาที่แก้ยากอยู่ตั้งแต่แรก การเริ่มโครงการใหม่อาจทำให้เห็นทิศทางและความพร้อมที่ชัดเจนมากกว่าการทำต่อ
    3. – ควรมีการสื่อสารและอัปเดตความคืบหน้าระหว่างทีมอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้ทุกฝ่ายเข้าใจตรงกัน พร้อมกำหนดข้อจำกัดและขอบเขตของโครงการให้ชัดเจนตั้งแต่ช่วงเก็บRequirement รวมถึงพูดคุยกับลูกค้าอย่างต่อเนื่องเพื่ออธิบายขั้นตอน กระบวนการ และข้อจำกัดของการพัฒนา
    – ในกรณีที่ปัญหาเกิดเพราะตัวงานไม่ตรงกับสิ่งที่ลูกค้าต้องการ ถ้าเปลี่ยนframeworkเป็นวิธีprototypingอาจจะทำให้ได้งานที่ตรงกับความต้องการลูกค้ามากกว่าและลดค่าใช้จ่ายในการแก้ไขงานในภายหลัง

  3. 1. Why did this system fail?
    – การเพิ่มขึ้นของจำนวนผู้ใช้งานจาก 200 คนมาเป็น 2,500 คน ทำให้ต้องเพิ่มระยะเวลาการทำงานที่เพิ่มขึ้น โดยจากเดิมคาดหมายว่าจะเสร็จสิ้นภายใน 8 เดือน กลายเป็น 2 ปี
    – การเก็บความต้องการของลูกค้าจากแผนเดิม 1 เดือนครึ่ง แต่ล้าช้าจนกลายเป็น 9 เดือนทำงชให้การทำงานล่าช้าต่อไป
    – การอนุมัติในการซื้อเทคโนโลยีมีความล่าช้าไปกว่า 1 ปี ทำให้การพัฒนาช้าตามไปด้วย

    2. Why would a company spend money and time on a project and then cancel it?
    – จากการกำหนดงบประมาณเริ่มต้นที่ 800,000 USD และในภายหลังจากระยะเวลาที่ยาวนานเพิ่มขึ้น และค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นถึง 2,500,000 USD ส่งผลให้ขาดความคุ้มค่าในการที่จะพัฒนาต่อ
    – ไอดีไดเรคเตอร์ให้ความเห็นว่าโปรเจคนี้ไม่สามารถคืนทุนให้แก่บริษัทได้แล้ว

    3. What could have been done to prevent this?
    – เพิ่มความชัดเจนในสัญญาระหว่างทางบริษัทและทางรัฐบาล ทั้งในเรื่องของเวลา และข้อมูลต่าง ๆ
    – ควบคุม หรือประมาณการณ์งบประมาณให้อยู่ในเกณที่ยังสามารถพัฒนาต่อไหว
    – วางแผนเกี่ยวกับการเก็บข้อมูลจากลูกค้าให้มีประสิทธิภาพมากกว่านี้ให้ทันภายในระยะเวลาที่วางแผนไว้
    – จัดลำดับความสำคัญของสิ่งต่าง ๆ ในบริษัท จะไม่ส่งผลต่อการจัดซื้อ หรือการเพิ่มเติมรายการต่าง ๆ ภายในบริษัท

  4. 1. – การสื่อสารที่ไม่ตรงกันและการแจ้งรายละเอียดของโปรเจคที่ไม่ชัดเจน
    – ขาดการวิเคราะห์และประเมินความเป็นไปได้ของแผนการทำงานที่ต้องการ รวมถึงระยะเวลาการทำงานในแต่ละขั้นตอน
    – ขาดการคำนวณค่าใช้จ่ายและความคุ้มค่าของตัวโปรเจค

    2. เนื่องจากการวางแผนการทำงานและต้นทุนที่ผิดพลาดทำให้จำเป็นต้องเพิ่มค่าใช้จ่ายเพื่อพัฒนาโปรเจคต่อไป ซึ่งอาจจะคำนวณแล้วไม่เกิดความคุ้มค่าในการดำเนินโปรเจคต่อไป
    นอกจากนี้ การดำเนินการที่ช้าเกินไป ตัวโปรเจคที่สำเร็จอาจไม่ตอบโจทย์การทำงานในสถานการณ์ของ 2 ปีต่อมา เช่นการไม่เท่าทันเทคโนโลยีที่เปลี่ยนไป และอาจไม่เป็นที่ต้องการอีกแล้ว หรือมีสิ่งใหม่ที่ดีกว่าเกิดขึ้นมา ทำให้ตัวโปรเจคนี้อาจจะไม่เป็นที่สนใจอีกต่อไป

    3. การพูดคุยวางแผนร่วมกันอย่างชัดเจน วิเคราะห์แผนการอย่างชัดเจน การวางแผนในส่วนของข้อจำกัด ความเป็นไปได้ และความคุ้มค่าของตัวโปรเจค และควรมีการติดตามการทำงาน และอัพเดทการทำงานในแต่ละขั้นตอนอย่างต่อเนื่องเพื่อให้เกิดการแก้ไขได้อย่างทันท่วงทีและเกิดความเข้าใจที่ตรงกัน

  5. 1. โปรเจคมีความล่าช้าและใช้งบประมาณเกินกว่าที่กำหนด รวมถึงจำนวนผู้ใช้งานเกินกว่าที่ออกแบบไว้ตั้งแต่ต้น

    2. เนื่องจากจำนวนผู้ใช้งานเพิ่มขึ้นเกินคาด และกระบวนการอนุมัติในการจัดซื้อเทคโนโลยีเพื่อรองรับโปรเจคใช้เวลานานถึงหนึ่งปี รวมทั้งงบประมาณในการดูแลรักษาอาจสูงขึ้นมาก การยกเลิกโปรเจคอาจเป็นตัวเลือกที่เหมาะสม

    3. การเริ่มโปรเจคจำเป็นต้องได้รับการอนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษร, ศึกษาตัวเลือกในการจ้าง outsource เพื่อประหยัดทรัพยากร และแก้ไขปัญหาการสื่อสารภายในทีม พร้อมทั้งต้องมีการนำ Agile Development มาประยุกต์ใช้เพื่อแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น เช่น ปรับปรุงการออกแบบระหว่างการพัฒนา เพิ่มความสามารถในการรองรับผู้ใช้งาน

  6. 1. Why did this system fail?
    Ans:
    1. เริ่มพัฒนาโดยที่ข้อเสนอยังไม่รับการอนุมัติอย่างเป็นทางการ
    2. ยังไม่มีการวางแผนอย่างชัดเจน
    3. ทำให้ลำดับงานมันผิดเพี้ยน เลยอาจทำให้ต้องแก้ไขใหม่หลายครั้ง
    4.มีการเปลี่ยน requirement

    2.Why would a company spend money and time on a project and then cancel it?
    Ans:
    1. ระยะเวลาในการพัฒนา ไม่คุ้มกับผลประโยชน์ที่จะได้
    2. บริษัทต้องการที่ cut loss เพื่อไม่ให้ขาดทุนไปมากกว่านี้
    3.ควรเอาทรัพยากรไปลงทุนกับ project อื่นดีกว่า
    4.การติดต่อสื่อสารระหว่างลูกค้า(รัฐบาล)กับองค์กร ไม่ชัดเจน

    3.What could have been done to prevent this?
    Ans:
    1.ควรใช้ Multi Testing ในช่วงแรก เพื่อให้เกิดการสูญเสียต่ำที่สุด
    2. ประเมินความเสี่ยงตั้งแต่ต้น
    3. กำหนดขอบเขตโครงการชัดเจน และเตรียมแผนสำรอง

  7. 1. Why did this system fail?
    – เริ่มโปรเจคทันทีตั้งเเต่ proposal ยังไม่ถูกอนุมัติ
    – มีการวางเเผนที่ไม่สมจริง เเละ ทําไม่ได้จริง ๆ ทั้ง การตั้งเวลาเก็บ requirement ไว้ที่ 1.5 เดือน เเต่ใช้เวลาจริง 9 เดือน เเละ ผู้ใช้อาจไม่รู้ความต้องการตนเอง ทําให้ยืดเวลาในการเก็บ requirement
    – อาจเกิดจากความสามารถของพนักงานเเผนก IT ไม่พอในการสร้าง project ได้ตามที่วางเเผนในเวลา
    – การอนุมติซื้อเทคโนโลยีที่จําเป็นสําหรับโปรเจคใช้เวลาถึง 1 ปี ซึ่งมากกว่า deadline 8 เดือน ที่ตั้งไว้ ขาดการควบคุม timeline ที่ชัดเจน
    – จํานวนผู้ใช้ของระบบเกินกว่าที่วางเเผน จาก 200 คน เป็น 2500 คน เเละ ไม่ได้มีการเปลี่ยนเเผนเพื่อรับมือ
    – ไม่มีการส่งมอบเพื่อตรวจสอบในระหว่างการสร้าง project เลยปล่อยให้โดนลากยาว

    2. Why would a company spend money and time on a project and then cancel it?
    – ค่าใช้จ่ายสําหรับทั้ง project มากกว่าที่ตั้งไว้ จาก 8 เเสน เป็น 2.5 ล้าน
    – การทํางานล่าช้าจากที่ตั้งไว้เเล้วเสร็จใน 8 เดือน เป็น 2 ปี
    – การจัดซื้อนานเกินไป จนไม่ตอบโจทย์เป้าหมายธุรกิจไม่ทัน เอาไปลงทุนกับ project อื่น ๆ อาจจะได้ผลตอบเเทนที่ดีกว่านี้
    – เกิดจากการที่ผู้บริหารองค์กรอาจเห็นว่า project ลงทุนไม่คุ้มเสีย จากหลาย ๆ ปัจจัย ทั้ง project ที่ไม่สามารถ maintain ผู้ใช้ได้ การใช้เงินเเละทรัพยากรต่าง ๆ ที่ไม่เป็นไปตามเเผนที่ตั้งไว้

    3. What could have been done to prevent this?
    – project ต้องมีการวางเเผนที่ดีกว่านี้ เเละ ต้องได้รับการอนุมัติก่อนที่จะทํา
    – เเผนก Business ต้องมาร่วมในการช่วยตรวจสอบ requirement เเละ กําหนด scope ของงานด้วย
    – อาจเปลี่ยนเเปลงวิธีการทํางานเป็น Agile เเทน เเละ มีการ consult เเละ ส่งงานให้ตรวจสอบ กับผู้บริหาร ผู้ใช้ อยู่ตลอด เพื่อให้ project สมบูรณ์มากขึ้น ทําให้ตัดสินใจวางเเผนใหม่ เเละ ปรับเปลี่ยนได้ทันเวลาหากมีข้อผิดพลาด
    – มีการระบุเเผนรับมือที่ชัดเจน

  8. 1. Why did this system fail?
    ตอบ สาเหตุที่ทำให้โครงการนี้ล้มเหลว เกิดจากความผิดพลาดในการสื่อสารระหว่างฝ่ายและการวางแผนที่ไม่ถูกต้อง เริ่มจากการที่ฝ่าย IT เริ่มดำเนินการทำโครงการก่อนที่จะได้รับการอนุมัติซึ่งอาจยังไม่ได้มีการวางแผนที่ชัดเจนก่อนเริ่มงาน เมื่อไม่ได้มีการวางแผนที่ชัดเจนระหว่างทั้งสองฝ่ายทำให้เกิดความล่าช้าในขั้นตอนต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการอนุมัติซื้อเทคโนโลยีที่ล่าช้า รวมถึงการเปลี่ยนรายละเอียดต่างๆระหว่างการทำงาน เช่น การขยายฐานจำนวนผู้ใช้งาน นอกจากนั้นการวางแผนที่ไม่รัดกุมและไม่ประเมินความเสี่ยงยังส่งผลให้ การประเมินเวลาและงบประมาณที่ใช้ในโครงการผิดพลาดทั้งการคาดการณ์ต้นทุนเงินและเวลาที่น้อยเกินไป ทำให้ใช้ทั้งเงินและเวลาที่เกินกำหนดจากที่ตั้งไว้ จนสุดท้ายไม่สามารถดำเนินการต่อไปได้และต้องยกเลิกในที่สุด

    2. Why would a company spend money and time on a project and then cancel it?
    ตอบ เพราะว่า IT Director อาจจะเห็นว่าจากความผิดพลาดทั้งหมดนี้ ทำให้โครงการใช้เวลาและงบประมาณมากเกินไป เกินกว่าที่จะคุ้มค่า หากปล่อยโครงการนี้ต่อ ก็จะเกิดต้นทุนด้านเทคโนโลยีและค่าดูแลรักษาโครงการนี้ต่อ ซึ่งไม่คุ้มค่าและอาจขาดทุนเพิ่มขึ้นอีก

    3. What could have been done to prevent this?
    ตอบ ปัญหาที่เกิดขึ้นทั้งหมดนี้เกิดจากการวางแผน การวิเคราะห์softwareที่ผิดพลาดและไม่ชัดเจน ดังนั้นการแก้ปัญหานี้ สามารถทำได้โดยการนำ model หรือ method ต่างๆในการพัฒนา software มาปรับใช้ในงาน เช่น การใช้ agile method ที่แบ่งงานเป็นช่วงสั้นๆ หรือ Sprint เพื่อให้การพัฒนา software มีความยืดหยุ่นและรวดเร็ว สามารถปรับตัวกับความต้องการของผู้ใช้ได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งการตรวจสอบและทดสอบงานในทุก Sprint ก็จะช่วยให้ทีมสามารถเห็นและระบุปัญหาได้เร็วยิ่งขึ้น อีกทั้งการทำงานแบบ agile ยังช่วยลดความเสี่ยงของการล่าช้าและงบประมาณบานปลาย ทำให้โครงงานนี้สามารถทำเสร็จและบรรลุเป้าหมายตามที่ตั้งไว้ได้

Leave a Reply